Wie uns Atlassian bei unserer Arbeit hilft

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Die Verbesserung der Arbeitsplanung, Aufbau einer Wissensdatenbank, schnelle und einfache Kommunikationswege – wir hatten viele Ansprüche an ein Softwarepaket für unsere Organisation. Atlassian bietet Tools rund um die Projektmanagement, Softwareplanung und -entwicklung sowie Dokumentation und Kommunikation. 2017 haben wir uns dazu entschieden diverse Produkte aus der Atlassian Reihe zu nutzen. Wie Jira Software, Confluence und Co. bei uns heute zum Einsatz kommen stellen wir euch gerne vor.

Projektmanagement – damals und heute

Das bisherige Projektmanagement, die Arbeitsplanung und Dokumentation bei der Qualitas war bis Anfang 2017 wenig einheitlich geregelt. Projekte wurden nicht einheitlich organisiert, dokumentiert und abgewickelt. Das Tool für die Bugs- und Vorgangsverwaltung im Fachbereich IT war eine doch schon in die Jahre gekommene lokale Installation. Die Software, bei der Inbetriebnahme mit viel Aufwand und Engagement eingerichtet, konnte über die Jahre den sich ändernden die Anforderungen – gerade im IT Bereich – nicht mehr gerecht werden. Dokumentationen erfolgten, wenn überhaupt, in endlos langen Word-Dokumenten, die mehr oder weniger intensiv gepflegt wurden, wenn nachträglich Änderungen angefallen sind. Die „Ordnung“ der Ablage war ein Studium für sich – und dementsprechend auch das Wiederauffinden von ehemals Festgehaltenem. Ein weiteres Relikt im Arbeitsalltag war die Zeiterfassung. Diese war zwar über eine Online Applikation möglich, wurde aber grösstenteils von Hand ausgewertet und mühevoll ins Invoicing transferiert.

Unsere Ansprüche an ein Softwarepaket, das Projektmanagement, Workload, Dokumentation und Kommunikation vereint und umfassende Lösungen bietet, waren also hoch. Sehr wichtig war uns, dass die Kommunikation zwischen Projektmanagern, Entwicklern und Kunden in Zukunft schneller und unkomplizierter ablaufen kann. Des Weiteren sollten Suchfunktionen die Orientierung erleichtern und das Ganze intuitiv sein.

Atlassian

„Unter einem Dach“, oder besser gesagt innerhalb einer Instanz können von Atlassian (und einer grossen Menge Drittanbietern) Tools genutzt und miteinander verknüpft werden. Im Modulbaukasten-Prinzip lässt sich nach eigenen Bedürfnissen Software dazu buchen, nur für bestimmte User(groups) öffnen oder auch wieder löschen. Für die User bleibt es einfach. Mit nur einem Login, ihrem Atlassian Account, erhalten Sie Zugriff auf die Module, für die sie berechtigt sind. Nach einer Testphase haben wir uns für Atlassian Cloud entschieden. Cloud deshalb, damit wir weniger Aufwand mit der Konfiguration, mit Updates, Upgrades und Backups haben.


Übersicht der Atlassian Produktfamilie

Gestartet sind wir mit Jira Software und Tempo Timesheets. Diese beiden Tools ermöglichen es uns Projekte zu verwalten und die dafür aufgewendete Arbeitszeit zu erfassen. Bereits kurze Zeit später kam Confluence hinzu, um unsere Dokumentation besser in den Griff zu bekommen und mit unseren Kunden teilen zu können. Um die Kommunikation mit unseren Kunden zu vereinfachen und den Emailverkehr zu verringern, haben wir Ende 2017 Service Desk in unser Toolkit aufgenommen. Seit Mai 2018 nutzen wir intern Atlassian Stride – Team Chat at it’s best.

Um euch eine detaillierteren Einblick in die einzelnen Tools zu geben, zeigen wir euch, wie wir die einzelnen Produkte nutzen.

Jira Software

Jira ist eine Tool, um Software zu planen, zu tracken und den Release vorzubereiten und ist in Projekten organisiert. Da unsere Software Applikationen kundenspezifisch sind, haben wir uns dazu entschieden pro Applikation ein eigenes Jira-Projekt einzurichten. Auch für interne Arbeiten haben wir ein Projekt erstellt. Wir haben unsere eigenen Workflows definiert, um unsere Arbeitsprozesse zu modernisieren und möglichst genau abzubilden.

Die einzelnen Arbeitspakete für unsere IT werden in Vorgängen (Issues) festgehalten. Hier unterscheiden wir zwischen Stories, Bugs oder reinen Dienstleistungsaufträgen, wie z. B. einem Datenexport. Um mehrere Arbeitspakete zu einer grösseren Einheit zusammen zu fassen verwenden wir Epics. Unter einem Epic können also mehrere Stories aufgehängt werden. Somit sind Zusammenhänge und Abhängigkeiten einfach und schnell ersichtlich. Auch Vorgänge untereinander können miteinander verlinkt werden.

Für eine leichte Orientierung sorgen vielfältige Filtermöglichkeiten und individuelle User-Dashboards mit einer Vielzahl von Gadgets. Alle Kunden haben Zugriff auf „ihr“ Jira-Projekt und können dort im Kunden-Kanban Board den Fortschritt der einzelnen Issues verfolgen, Kommentare schreiben und genau nachverfolgen, welche Issues auf welchen Release geplant sind.


Issue Types in unserem Jira


Jira Dashboards ermöglichen eine einfache Orientierung

Die meiste Arbeitsverwaltung für unsere Entwickler erledigen wir ein einem projektübergreifendem Board. Unsere Arbeitseinheiten sind in Sprints mit einer Dauer von fünf bis sieben Werktagen unterteilt. So ergeben sich kurze, leicht planbare Zeiträume, für die der Workload definiert werden kann. In der Backlog-Ansicht sind alle offenen Vorgänge projektübergreifend abgebildet. Die geplanten Sprints befinden sich oberhalb des Backlogs. Die Issues, die in einem Sprint bearbeitet werden sollen, können per Drag&Drop in den jeweiligen Sprint gezogen werden. Auf diese Weise füllt sich unser Workload in der Vorbereitung bis zu Sprintstart und jeder Entwickler hat eine klare Übersicht seiner anstehenden Aufgaben.

ServiceDesk


Das Qualitas ServiceDesk ermöglicht eine einfache und schnelle Kommunikation zwischen Kunden und Projektmanagement

Bevor wir unsere Arbeit jedoch planen können, müssen wir mit unseren Kunden kommunizieren. In der Vergangenheit lief das in den meisten Fällen über das Telefon oder per Email. Um die Anforderungen besser bündeln zu können nutzen wir nun bereits seit über einem halben Jahr das Atlassian Service Desk.

Unser Kunden können über eine Weboberfläche Anforderungen, Fehlermeldungen oder Fragen direkt online erfassen und auf unser firmeneigenes Wiki (dazu kommen wir bei Confluence) zugreifen. Die zuständigen Qualitas ProjektmanagerInnen können über ein internes User-Interface die Anfragen verwalten, Fragen beantworten, Rückmeldungen einholen oder diese als neue Story oder Bug direkt in ein Jira Issue transferieren.

Tempo Timesheets

Zeiterfassung macht wohl niemandem so richtig Spass. Aber für uns sind die erfassten Arbeitszeiten ein wichtiges Instrument für die Buchhaltung und Rechnungsstellung. Mit dem Plugin Tempo Timesheets haben wir eine Lösung gefunden, die Zeiterfassung für unser Team möglichst einfach und zeitsparend zu gestalten. Aber auch die Nutzung der erfassten Daten ist intuitiv zu handhaben.

Als Jira Plugin ermöglicht Tempo die Zeiterfassung direkt in der Vorgangsansicht in Jira selbst. Anstatt die Zeiten jedesmal zu erfassen, nachdem ein Mitarbeiter an einem Issue gearbeitet hat, kann er auch bei Beginn seiner Arbeit einen Tracker starten und nach Beendigung oder bei Unterbruch einfach stoppen. Für jedes Teammitglied gibt es eine eigene Kalenderansicht der erfassten Arbeitszeiten. Wir können in Tempo individuell Teams erstellen, was die Übersicht enorm vereinfacht.


Jira Dashboards ermöglichen eine einfache Orientierung

Am Ende jedes Monats reicht jedes Teammitglied seine erfassten Zeiten mit nur einem Knopfdruck ein. Für unsere Verwaltung ist somit immer ersichtlich, wer bereits alle Zeiten für den vergangenen Monat erfasst hat. Hat jeder aus dem Team sein Monats-Timesheet eingereicht, können wir die Zeiten exportieren und an die Buchhaltung übermitteln.

Confluence

Unser firmeninternes Wiki haben wir in Confluence untergebracht. Confluence ist in Spaces organisiert – also Bereiche, in welchen wir spezifische Informationen abgelgen können. Für jeden unserer Kunden stellen wir einen eigenen Space zur Verfügung. Hier finden Besprechungsnotizen und Jahresplanungen Platz. In weiteren Spaces sind Manuals, Teaminformationen oder Prozesse beschrieben.

Alle Seiten lassen sich mit wenigen Klicks untereinander verlinken, aber auch mit Jira Vorgängen verknüpfen, wodurch wertvolle Verbindungen mit hohem Informationsgehalt zwischen Jira und Confluence entstehen.


Intuitiver Editor zum Erstellen von Confluence Seiten

Seit gut einem halben Jahr dokumentieren wir alle Prozesse und Abläufe innerhalb unserer Kundenapplikationen in Confluence. Das Ziel ist einen Ort mit umfassenden Informationen zu allen relevanten Abläufen zu schaffen, auf die Kunden als auch unser Team zugreifen können. Dieses Wiki befindet sich derzeit immer noch im Aufbau, aber der Informationsgehalt wächst und Schritt für Schritt kommen wir unserem Ziel näher, unser Wissen zu teilen und damit Engpässe zu vermeiden. Diese Wissensdatenbank ist je nach Zugangsberechtigung auch für unsere Kunden über das Service Desk erreichbar.

Auch neue Projekte finden ihren Start in Confluence. Von der frühesten Planung über Kick-Off Meetings bis zum ersten Issue in Jira wird eigentlich alles in Confluence festgehalten. So gehen keine Informationen verloren und sind für jeden ersichtlich. Denn ohne offenen Zugang zu allen Informationen kann keine vernünftige Kommunikation stattfinden.

Hinter den Kulissen

Atlassian bietet extrem umfangreiche Software, die auch in der Cloud-Variante sehr viele Möglichkeiten zur Personalisierung bietet. Vom eigenen Workflow in Jira über selbst gestaltete Templates für Confluence bis hin zum eigenen Farbschema der Oberflächen lassen sich nahezu alle Bereiche nach den eigenen Vorstellungen gestalten.

Aber: viel Freiheit = viel Arbeit! Die Administration der Tools war vor allem bei der primären Bereitstellung sehr aufwändig. Die Einarbeitung im Admin-Bereich benötigt einiges an Zeit, Ausdauer und Motivation. Nicht umsonst gibt es diverse Tutorials, Kurse und Zertifizierungen von Atlassian, um den Umgang mit dem „Backend“ zu erlernen. Mit den Hilfestellungen aus der weltweiten Atlassian Community und den umfangreichen Dokumentationen sind wir aber stets gut beraten und finden für (fast) all unsere Anliegen eine Lösung.


Umfangreiche Administrations-Tools im Backend

Fazit

Wir arbeiten sehr gerne mit den Produkten und Parterntools von Atlassian. Im letzten Jahr haben wir durch die Integration von Jira und Confluence intern viele Abläufe sichtbar gemacht. Workloads können einfacher geplant und wichtige Strukturen, wie zum Beispiel die Zeiterfassung, übersichtlich dargestellt werden. Das Zusammenspiel der einzelnen Tools macht das Ganze benutzerfreundlich.

Haben wir unsere Ziele erreicht?

Wir haben uns im letzten Jahr viele Gedanken gemacht über Prozesse und Vorgehensweisen, einiges haben wir umstrukturiert und anderes aus Bestehendem übernommen. Unseren Zielen, unsere Kommunikation und Abläufe zu verbessern, sind wir im definitiv ein Stück näher gekommen. Unser Wiki wächst und immer mehr Informationen finden direkt ihren Weg in Confluence. Es ist schön, die Verbesserung im alltäglichen Gebrauch zu sehen. Aber damit geben wir uns noch nicht zufrieden.

Es tauchen immer wieder neue Fragen auf, die uns dazu motivieren, uns weiter zu entwickeln. Wie planen wir langfristig in der IT oder welche Möglichkeiten haben wir, um schnell und einfach Informationen zu teilen? Wir sehen also immer noch Herausforderungen in unserem Arbeitsalltag und möchten unsere Prozesse weiterentwickeln. Dennoch sind wir stolz darauf in so vielen Bereichen innerhalb von etwas mehr als einem Jahr diverse Änderungen erreicht zu haben. Uns gehen aber auch nicht die Ideen aus, wenn es darum geht besser zu werden!

Quelle Beitragsbild: https://wac-cdn.atlassian.com/dam/jcr:51be4df5-1ffb-4a4d-9f44-0b84dad9de5e/hero-collaboration-partial.png?cdnVersion=jo

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